奥泉行政書士法務事務所（以下「当事務所」といいます。）は、個人情報及び業務上取り扱う秘密情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令、行政書士法上の守秘義務、所属行政書士会の会則及び職務上の規律等を遵守し、以下の方針に基づいて個人情報を適正に取り扱います。
1．基本方針
当事務所は、医療・ヘルスケア、行政手続、事業支援、医療機関等の運営、医療専門職の業務上の問題並びに疾病又は障害に直面したご本人・ご家族への支援等を取り扱います。
これらの業務では、病歴、診療・調剤情報、検査結果、障害、介護、福祉、家族関係、勤務状況その他の機微な情報を取り扱うことがあります。当事務所は、その性質及び個人の権利利益に及ぼし得る影響を十分に踏まえ、利用目的の明確化、取得情報の最小化、アクセス制限、安全管理及び守秘義務の履行に努めます。
故人に関する情報についても、ご遺族その他の関係者の権利利益及び業務上の守秘義務に配慮し、慎重に取り扱います。
2．本ポリシーの対象
本ポリシーは、次の方に関して当事務所が取得する個人情報等に適用されます。
- 当事務所のウェブサイトを閲覧する方
- 当事務所へお問い合わせ又は相談申込みをする方
- 当事務所の依頼者及び依頼を検討している方
- 依頼又は相談に関係する患者、ご家族、役職員、医療従事者その他の関係者
- 紹介者、連携する専門家、取引先及び関係機関の担当者
- セミナー、面談、調査、専門家ヒアリングその他の業務を通じて当事務所と連絡を取る方
本ポリシーにおける用語は、特に定めのない限り、個人情報の保護に関する法律における用語の意味に従います。
3．取得する情報
当事務所は、業務上必要な範囲で、次の情報を取得することがあります。
（1）本人確認及び連絡に関する情報
氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、所属法人・団体、部署、役職、資格、本人確認書類その他の連絡・本人確認に必要な情報
（2）相談及び受任可否の確認に関する情報
相談概要、関係する法人・医療機関・介護事業者・行政機関・製品・サービス・専門職その他の関係者名、紹介者、相談者と患者本人との関係、既存又は過去の受任関係その他の利益相反確認に必要な情報
（3）業務遂行に必要な情報
契約書、行政文書、診療録、紹介状、検査結果、処方情報、調剤情報、介護記録、障害・福祉関係資料、勤務記録、給与資料、電子メール、写真、録音・録画、事実経過、家族関係、財産・契約・事業・組織運営に関する情報その他の依頼業務に必要な資料及び情報
（4）要配慮個人情報
病歴、身体・知的・精神障害、健康診断その他の検査結果、診療・治療・処方・調剤・服薬・介護・保健指導に関する情報その他の要配慮個人情報
（5）契約、請求及び支払いに関する情報
契約内容、請求先、振込先、支払状況、適格請求書発行事業者登録番号、税務・会計処理に必要な情報その他の取引情報
（6）ウェブサイトの利用情報
IPアドレス、Cookieその他の識別子、端末・ブラウザ・OSに関する情報、閲覧ページ、閲覧日時、参照元、サイト内での操作その他のアクセス情報
（7）通信及び面談の記録
メール、問い合わせフォーム、チャット、オンライン面談その他の通信内容
面談等を録音又は録画する場合には、法令上の例外を除き、原則として事前にその旨をお知らせし、必要な同意を確認します。
4．個人情報の取得方法
当事務所は、次の方法により個人情報を取得することがあります。
- 本人からの問い合わせ、相談申込み、契約、資料提出又は面談
- 本人の同意又は適法な権限に基づくご家族、代理人、紹介者、医療機関、企業、行政機関その他の関係者からの提供
- 官公署、法人登記、ウェブサイト、専門職名簿その他の公開情報
- 当事務所ウェブサイトのアクセス解析
- 法令に基づく照会、通知又は関係機関からの適法な提供
当事務所は、偽りその他不正な手段により個人情報を取得しません。
ご本人以外の方に関する情報をご提供いただく場合は、法令上の例外を除き、必要な権限又はご本人の同意を得たうえでご提供ください。当事務所は、必要に応じて、情報提供の権限又は同意の有無を確認することがあります。
5．利用目的
当事務所は、取得した個人情報を、次の目的の達成に必要な範囲で利用します。
- お問い合わせへの回答及び面談日程等の調整
- 相談内容の初期的な把握
- 受任可否、業務範囲及び利益相反の確認
- 本人確認、契約の締結、委任関係及び依頼者の特定
- 行政書士業務、医療・ヘルスケアアドバイザリー、事実整理、文書作成、行政相談準備その他の受任業務の遂行
- 官公署、医療機関、介護・福祉機関、企業その他の関係機関との連絡及び手続
- ご本人の同意等に基づく、医師、弁護士、弁理士、司法書士、税理士、社会保険労務士その他の専門家との連携
- 契約、請求、入金管理、会計、税務及び業務記録の作成・保存
- 業務上の連絡、進捗報告及びアフターフォロー
- 苦情、紛争、事故、不正利用又は情報セキュリティ上の問題への対応
- 法令、行政書士としての職務上の規律及び官公署からの適法な要請への対応
- 当事務所の業務品質、ウェブサイト及びサービスの改善
- 個人を識別できない形に加工した統計情報の作成及び利用
- 法改正、セミナー、サービス等のご案内。ただし、ご本人から配信停止の申出があった場合は、合理的な期間内に停止します。
- 前各号に付随又は密接に関連する目的
受任に至らなかったお問い合わせについても、利益相反の確認、重複相談の防止、問い合わせ対応の記録及び紛争防止のため、必要最小限の識別情報及び対応記録を一定期間保管することがあります。
利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と合理的な関連性を有する範囲に限り、変更後の利用目的を公表又はご本人に通知します。
6．要配慮個人情報の取扱い
当事務所は、病歴、診療・調剤情報、障害、検査結果その他の要配慮個人情報について、法令に基づく場合その他の例外を除き、あらかじめご本人の同意を得たうえで取得します。
要配慮個人情報については、依頼業務の遂行に必要な範囲に限定して取得し、アクセスできる者及び共有先を限定するなど、その性質に応じた安全管理に努めます。
患者本人以外のご家族等から情報提供を受ける場合は、患者本人の意思、判断能力、緊急性、情報提供者の権限及び依頼の目的等を踏まえ、適切な取扱いを検討します。
7．個人番号及び特定個人情報
当事務所は、個人番号及び特定個人情報を、番号法その他の法令で認められた利用目的の範囲を超えて取得又は利用しません。
個人番号が記載された資料の提出が不要な場合は、個人番号部分をマスキングしていただくようお願いすることがあります。
8．第三者への提供
当事務所は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者へ提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 国又は地方公共団体等が法令上の事務を遂行することに協力する必要があり、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- その他、個人情報保護法その他の法令により認められる場合
医師、弁護士その他の専門家、医療機関、行政機関等へ情報を共有する場合は、法令上の例外を除き、共有の目的、範囲及び相手方を説明し、必要な同意を確認します。
当事務所は、個人データについて、いわゆるオプトアウト方式による第三者提供を行いません。
共同利用を行う場合には、共同利用する情報の項目、共同利用者の範囲、利用目的及び管理責任者等を、あらかじめ公表又はご本人に通知します。
9．業務委託
当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲で、次の業務を外部事業者へ委託することがあります。
- ウェブサイト及びサーバの運営・保守
- 電子メール、クラウドストレージ及びオンライン面談サービス
- 電子契約、請求書発行、会計及び決済
- 郵送、配送、印刷及び文書廃棄
- 情報システムの保守、セキュリティ及びバックアップ
- その他、事務所運営に必要な業務
委託先の選定に当たっては、情報の性質、委託内容、安全管理体制、契約条件等を確認し、必要かつ適切な監督を行います。
10．外国にある事業者又はサーバでの取扱い
当事務所が利用するクラウド、電子メール、オンライン面談、アクセス解析その他のサービスについて、外国に所在する事業者又は外国に設置されたサーバで情報が保存又は処理される場合があります。
当事務所は、外国における個人情報保護制度、サービス提供者の安全管理措置及び契約条件等を確認し、法令に従って必要な情報提供、同意の取得その他の措置を講じます。
11．生成AIその他の外部情報処理サービス
当事務所が、生成AIその他の外部情報処理サービスを業務で利用する場合には、法令、行政書士としての守秘義務、サービスの利用規約、入力情報の保存・学習利用の有無及び安全管理措置を確認します。
原則として、個人を直接識別できる情報、要配慮個人情報、営業秘密その他の機密情報を、不必要に外部サービスへ入力しません。
業務遂行上、これらの情報を取り扱う必要がある場合には、匿名化又は仮名化、適切な契約・設定の利用、ご本人の同意その他の適法な措置を検討します。
12．Cookie及びアクセス解析
当事務所のウェブサイトでは、利用状況の把握及びサイト改善のため、Cookieその他の類似技術を使用することがあります。
また、Google LLCが提供するGoogle Analyticsを利用することがあります。Google Analyticsでは、Cookie等を利用して、次の情報がGoogle LLCへ送信される場合があります。
- Cookieその他のオンライン識別子
- IPアドレス
- 端末、ブラウザ及びOSに関する情報
- 閲覧ページ、閲覧日時、参照元
- ウェブサイト上での操作及び利用状況
これらの情報は、ウェブサイトの利用状況の分析、品質改善及び不正アクセス対策等に利用します。当事務所は、Google Analyticsを通じて取得する情報を、個人を直接特定する目的では利用しません。
Googleによる情報の取扱いについては、Google Analyticsの利用規約及びGoogleのプライバシーポリシーをご確認ください。
利用者は、ブラウザの設定によってCookieを無効にすることができます。また、Googleが提供するオプトアウト機能を利用することもできます。ただし、Cookieを無効にした場合、当サイトの一部機能が正常に利用できないことがあります。
外部送信に関する表示
送信先：Google LLC
送信される情報：Cookie等の識別子、IPアドレス、端末・ブラウザ情報、閲覧履歴及び操作情報
利用目的：アクセス解析、ウェブサイトの改善及びセキュリティ確保
13．安全管理措置
当事務所は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス及び目的外利用を防止するため、取扱状況に応じて、次の措置を含む必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
（1）組織的安全管理措置
個人情報取扱責任者の明確化、取扱方法及び事故発生時の対応手順の整備、取扱状況の確認及び必要な見直し
（2）人的安全管理措置
守秘義務及び個人情報の取扱いに関する教育・周知並びに従業者又は補助者に対する必要かつ適切な監督
（3）物理的安全管理措置
書類、記録媒体及び端末の適切な保管、持出し制限、施錠管理並びに復元困難な方法による廃棄
（4）技術的安全管理措置
アクセス権限の限定、適切な認証、パスワード管理、多要素認証の活用、通信及び保存情報の暗号化、ウイルス・不正アクセス対策、ソフトウェア更新、ログ管理及びバックアップ
（5）委託先及び外的環境の管理
委託先の安全管理体制及び外国における個人情報保護制度等の確認並びに必要な契約・監督
安全管理措置の具体的な内容については、法令上開示できない事項又はセキュリティ上支障のある事項を除き、ご本人からのお問い合わせに応じて説明します。
14．保存期間及び廃棄
当事務所は、個人情報を、利用目的の達成に必要な期間並びに法令、行政書士としての職務上の規律、契約、税務・会計及び紛争防止上必要な期間に限って保存します。
保存の必要がなくなった個人情報は、紙資料の裁断、電子データの削除その他の適切な方法により、速やかに消去又は廃棄します。
バックアップ等に含まれる情報については、システム上合理的に可能な範囲で順次消去します。
15．保有個人データの開示等
ご本人は、法令に基づき、当事務所が保有するご本人の個人データについて、次の請求をすることができます。
- 利用目的の通知
- 開示
- 内容の訂正、追加又は削除
- 利用の停止又は消去
- 第三者への提供の停止
- 第三者提供記録の開示
請求を希望される場合は、当サイトのお問い合わせフォームからご連絡ください。当事務所は、請求者がご本人又は適法な代理人であることを確認したうえで、法令に従い、合理的な期間及び範囲で対応します。
本人確認のため、本人確認書類その他の資料の提出をお願いすることがあります。郵送費その他の実費が生じる場合は、事前にお知らせします。
法令により開示等を行わないことが認められる場合は、請求の全部又は一部に応じないことがあります。その場合は、可能な範囲で理由を説明します。
16．漏えい等が発生した場合
個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生し、又はそのおそれがある場合、当事務所は、事実関係及び影響範囲の確認、被害拡大の防止、原因究明、再発防止その他の必要な措置を講じます。
法令上必要な場合には、個人情報保護委員会その他の関係機関への報告及びご本人への通知を行います。
17．未成年者、成年被後見人等の情報
未成年者、成年被後見人その他ご本人による十分な意思表示が難しい方の個人情報を取り扱う場合、当事務所は、法定代理人、成年後見人その他の適切な関係者による同意又は関与の必要性を確認します。
ただし、ご本人の意思、利益及び権利を尊重し、ご本人の理解力及び状況に応じた方法で、可能な限りご本人への説明及び意思確認に努めます。
18．事例、研究、教育及び情報発信への利用
当事務所は、個別案件に関する情報を、ウェブサイト、SNS、講演、研修、論文、研究、事例紹介その他の情報発信に利用する場合、個人又は関係法人を識別できないよう十分に匿名化するか、別途明示的な同意を得ます。
行政書士としての守秘義務及び依頼者その他の関係者の権利利益を害する形で、案件情報を公表することはありません。
19．外部サイトへのリンク
当事務所のウェブサイトには、外部のウェブサイトへのリンクが含まれる場合があります。リンク先における個人情報の取扱いについては、各運営者のプライバシーポリシー等をご確認ください。
20．本ポリシーの変更
当事務所は、法令改正、業務内容、情報システム又は個人情報の取扱方法の変更等に応じて、本ポリシーを変更することがあります。
重要な変更を行う場合は、当ウェブサイトへの掲載その他の適切な方法によりお知らせします。
日本語版と外国語版の内容に相違がある場合は、日本語版を優先します。
21．お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するご照会、開示・訂正・利用停止等のご請求、苦情その他のお申出は、当サイトのお問い合わせフォームからご連絡ください。
個人情報取扱事業者
奥泉行政書士法務事務所
代表者・個人情報取扱責任者
行政書士 奥泉 薫
連絡方法
当サイトのお問い合わせフォーム
制定日：［2026年2月15日］
最終改定日：［2026年7月14日］